Політика конфіденційності
ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
Ця Політика конфіденційності та захисту персональних даних (надалі – "Політика") розроблена та впроваджена Adaptis (надалі – "Adaptis", "ми", "нас", "наш/наша/наше"), власником та оператором веб-сайту adaptis.com (надалі – "Сайт"), а також послуг, що надаються через Сайт (надалі – "Послуги").
Ми зобов'язуємося забезпечити захист приватності та безпеки ваших персональних даних відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних" від 01.06.2010 № 2297-VI (зі змінами), інших застосовних нормативно-правових актів України у сфері захисту даних, а також з урахуванням положень Загального регламенту про захист даних (GDPR) Європейського Союзу, що можуть застосовуватись до нашої діяльності.
Ця Політика поширюється на всіх користувачів Сайту та Послуг, включаючи, але не обмежуючись, відвідувачів веб-сайту, зареєстрованих користувачів, клієнтів та інших осіб, чиї персональні дані ми обробляємо.
Будь ласка, уважно ознайомтеся з цією Політикою. Використання Сайту та/або Послуг, а також будь-яка інша взаємодія з нами, що передбачає надання персональних даних, є вашою безумовною згодою на збір, обробку, використання та розкриття вашої інформації згідно з умовами цієї Політики. Якщо ви не погоджуєтеся з цією Політикою, будь ласка, утримайтесь від використання Сайту та Послуг.
1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
• База персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.
• Відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону.
• Володілець бази персональних даних – фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом. У даному випадку – власник Сайту "Adaptis – mounting and powering solutions for Starlink terminals".
• Державний реєстр баз персональних даних – єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних.
• Загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання).
• Згода суб’єкта персональних даних – будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
• Знеособлення персональних даних – вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу.
• Обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу.
• Персональні дані – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
• Розпорядник бази персональних даних – фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних.
• Суб’єкт персональних даних – фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.
• Третя особа – будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.
• Особливі категорії даних – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.
• Адаптіс (Adaptis) – Товариство з обмеженою відповідальністю «Адаптіс», його уповноважені Партнери, що є володільцем баз персональних даних, що обробляються з використанням сайту adaptis.com.
1.2. Дане Положення є обов’язковим для застосування відповідальною особою та співробітниками, Партнерами Adaptis, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків при отриманні та опрацюванні замовлень із застосуванням Сайту.
2. Перелік баз персональних даних
2.1. Adaptis є володільцем таких баз персональних даних:
• База персональних даних клієнтів/контрагентів.
• База персональних даних веб-користувачів (включає дані, зібрані за допомогою файлів Cookie та аналітичних інструментів).
3. Мета обробки персональних даних
3.1. Метою обробки персональних даних є:
• Забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Ідентифікація користувача Сайту та Послуг.
• Комунікація з користувачами щодо замовлень, запитів, інформації про Послуги.
• Формування та заповнення замовлень, їх обробка та доставка.
• Забезпечення функціонування, покращення та персоналізації Сайту та Послуг.
• Проведення аналізу використання Сайту, розуміння взаємодії користувачів для оптимізації Послуг.
• Надсилання маркетингових, рекламних та промо-матеріалів (за згодою суб'єкта даних або на підставі законного інтересу).
• Виявлення, розслідування та запобігання шахрайській, незаконній або шкідливій діяльності.
• Дотримання вимог чинного законодавства України та міжнародних правових процедур.
• Забезпечення виконання Умов надання послуг.
• Захист законних інтересів, прав та майна Adaptis, а також прав та безпеки наших користувачів та третіх осіб.
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.
4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
• Документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу.
• Електронний документ, який має містити реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних.
• Відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
• Виконання певних дій, що підтверджують факт ознайомлення з даною Політикою та надання згоди на обробку персональних даних (наприклад, оформлення замовлення, здійснення оплати тощо).
Фізична особа, яка надає персональні дані, несе самостійну відповідальність за достовірність наданих нею даних про себе як з метою своєї ідентифікації (верифікації), так і для цілей надання згоди на обробку персональних даних згідно цього Положення.
4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства або намірів оформлення таких відносин (в тому числі з метою отримання доступу до каталогів продукції Adaptis чи оформлення попереднього замовлення, резервування певної продукції, запиту цінової пропозиції на неї тощо).
4.4. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.5. Обробка особливих категорій даних (персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя) забороняється.
5. Місцезнаходження баз персональних даних
5.1. Бази персональних даних, зазначені у Розділі 2 цієї Політики, знаходяться за адресою місцезнаходження Adaptis. Деякі дані можуть зберігатися на серверах розпорядників персональних даних (наприклад, Shopify, хмарні сховища), які можуть бути розташовані за межами України, з дотриманням умов транскордонної передачі даних (див. Розділ 8).
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються:
• Прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника).
• Найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит.
• Підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника).
• Прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит.
• Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази персональних даних.
• Перелік персональних даних, що запитуються.
• Мета та/або правові підстави для запиту.
6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
• Прізвище, ім'я та по батькові посадової особи.
• Дата відправлення повідомлення.
• Причина відстрочення.
• Строк, протягом якого буде задоволено запит.
6.9. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:
• Прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі.
• Дата відправлення повідомлення.
• Причина відмови.
6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
7.1. Adaptis обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом Володільця бази персональних даних (Adaptis). Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.
7.3. Відповідальна особа зобов’язана:
• Знати законодавство України в сфері захисту персональних даних.
• Розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків.
• Забезпечити виконання співробітниками Adaptis вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Adaptis щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.
• Розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Adaptis щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю.
• Повідомляти Adaptis про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Adaptis щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень.
• Забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:
• Отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані Adaptis, пов’язані із обробкою персональних даних.
• Робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах.
• Брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці.
• Вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних.
• Одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних.
• Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.
7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.
7.7. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних», несуть відповідальність згідно законодавства України.
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних. Ми зберігаємо дані стільки, скільки це необхідно для підтримки вашого облікового запису та надання Послуг, дотримання юридичних зобов'язань (наприклад, податкових, бухгалтерських), вирішення спорів та забезпечення виконання наших договорів та політик, а також інших законних цілей, про які ми повідомимо вас.
8. Транскордонна передача персональних даних
Ми можемо здійснювати транскордонну передачу ваших персональних даних, тобто передавати їх суб'єктам відносин, пов’язаних з персональними даними (розпорядникам, третім особам), що розташовані за межами території України. Така передача може відбуватися, зокрема, у зв'язку з використанням хмарних сховищ даних, сервісів email-розсилок, аналітичних інструментів або платформ для онлайн-продажів (наприклад, Shopify), сервери яких можуть бути розташовані в інших країнах (наприклад, США, країни ЄС).
Ми гарантуємо, що така транскордонна передача даних здійснюється лише за умови забезпечення належного рівня захисту персональних даних, відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних", а також з урахуванням норм GDPR для користувачів з Європейської економічної зони (ЄЕЗ). Ми застосовуємо наступні механізми для забезпечення належного захисту:
• Рішення про адекватність
Передача до країн, щодо яких Європейська Комісія прийняла рішення про забезпечення адекватного рівня захисту даних.
• Стандартні договірні положення (Standard Contractual Clauses – SCCs)
Ми укладаємо договори з отримувачами даних, що містять Стандартні договірні положення, затверджені Європейською Комісією, які є обов'язковими для сторін договору та гарантують належний рівень захисту ваших прав.
• Вашу явну згоду
У випадках, коли відсутні інші правові підстави для передачі, ми можемо здійснити транскордонну передачу за вашою добровільною та інформованою згодою.
• Інші законні механізми
Ми можемо покладатися на інші механізми передачі даних, передбачені чинним законодавством України та міжнародними нормами.
9. Дані неповнолітніх
Послуги Сайту не призначені для використання особами, які не досягли 18-річного віку. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей. Якщо ви є батьком або законним опікуном дитини та вважаєте, що ваша дитина надала нам персональні дані, будь ласка, негайно зв'яжіться з нами за контактними даними, зазначеними нижче, для видалення таких даних.
10. Права суб’єкта персональних даних
10.1. Суб'єкт персональних даних має право:
• Знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом.
Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних.
• На доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних.
• Отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних.
• Пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних.
• Пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.
• На захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи.
• Звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого або до суду.
• Застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
• Вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди.
• Відкликати згоду на обробку персональних даних.
• Знати механізм автоматичної обробки персональних даних.
• На захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.
Керування комунікаційними налаштуваннями: Ви можете відмовитися від отримання рекламних електронних листів у будь-який час, використовуючи опцію "відмовитися від підписки", що міститься у цих листах. Важливо: відмова від рекламних розсилок не впливає на отримання непромоційних повідомлень, що стосуються вашого облікового запису або замовлень.
Для реалізації будь-якого з цих прав ви можете зв'язатися з нами, використовуючи контактні дані, зазначені у Розділі 14 цієї Політики. Ми не будемо дискримінувати вас за реалізацію цих прав. Для підтвердження вашої особи може знадобитися додаткова інформація (наприклад, електронна адреса або інформація облікового запису). У разі подання запиту уповноваженим агентом, ми можемо вимагати підтвердження ваших повноважень агента та/або вашу пряму верифікацію. Ми обробимо ваш запит у встановлені законодавством терміни.
11. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
11.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
11.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
11.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних. У запиті зазначаються:
• Прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних.
• Інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних.
• Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази.
• Перелік персональних даних, що запитуються.
11.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
11.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
12. Скарги
Якщо у вас виникли скарги щодо обробки ваших персональних даних, будь ласка, зверніться до нас за контактними даними, наданими у Розділі 14 цієї Політики. Ми докладемо всіх зусиль для вирішення вашої скарги. Якщо ви не задоволені нашою відповіддю, ви можете мати право подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або іншого відповідного органу із захисту персональних даних у вашій юрисдикції.
13. Міжнародні користувачі
Зверніть увагу, що ваші персональні дані можуть бути передані, зберігатися та оброблятися за межами країни вашого проживання. Обробка ваших даних також може здійснюватися персоналом та сторонніми постачальниками послуг і партнерами в цих країнах.
У випадку передачі ваших персональних даних за межі Європейської економічної зони (ЄЕЗ) або Великої Британії, ми будемо покладатися на визнані механізми передачі, такі як Стандартні договірні положення Європейської Комісії, або будь-які еквівалентні контракти, видані відповідним компетентним органом Великої Британії, якщо інше не передбачено законодавством (наприклад, якщо країна призначення має адекватний рівень захисту даних).
14. Контакти
З будь-якими питаннями щодо наших практик конфіденційності, цієї Політики або для реалізації ваших прав, будь ласка, зв'яжіться з нами:
• Електронна пошта: welcome@adaptis.com
• Поштова адреса: вул. Архітектора Вербицького, буд. 1, офіс 20, м. Київ, 02091, Україна
